Il gestionale per circoli di tennis e padel
Meno Excel. Meno chat. Meno caos.
Trainysta riunisce in un unico sistema tutto ciò che serve per gestire il tuo circolo: prenotazioni, soci, staff, pagamenti, documenti e comunicazioni.
Il tuo team lavora meglio.
I tuoi clienti fanno più cose in autonomia.
Tu hai sempre sotto controllo quello che succede.
Tutto il circolo, in un unico posto
Gestire un circolo significa coordinare ogni giorno campi, lezioni, istruttori, soci, pagamenti e richieste. Quando ogni attività passa da uno strumento diverso, anche le cose semplici diventano complicate.
Trainysta collega tutto in un unico flusso di lavoro.
Prenotazioni.
Campi, lezioni e corsi gestiti dalla app e dal gestionale.
Soci e segreteria
Iscrizioni, categorie e storico in un solo flusso.
Certificati e documenti
Sempre presenti, validi o scaduti: lo vedi subito.
Pagamenti.
Cosa è stato pagato, come e da chi.
WhatsApp.
Le prime richieste ricevono risposta da sole.
Notifiche
Conferme e promemoria partono in automatico.
Meno passaggi manuali.
Meno informazioni da cercare.
Più tempo per il tuo circolo.
Guarda la app in azione
Le schermate della app di Trainysta e del gestionale, con dati di esempio.
Prenotazioni senza rincorrere messaggi e calendari
Campi, lezioni e corsi sono il cuore dell'operatività quotidiana. Con Trainysta puoi gestire le prenotazioni dalla app o avere una visione completa della giornata e della settimana dal gestionale.
Lo staff può:
- creare prenotazioni per conto dei clienti
- modificare data e orario
- aggiungere o rimuovere partecipanti
- annullare o riattivare una prenotazione
- registrare pagamenti
- bloccare campi o risorse quando non sono disponibili
E il cliente può prenotare direttamente dalla app.
Meno telefonate. Meno messaggi. Meno lavoro manuale.
Il cliente prenota. Lo staff mantiene il controllo.
I soci possono vedere le proprie prenotazioni, consultare lo storico e scegliere come pagare. Il tuo team continua ad avere una visione completa dell'attività e può intervenire quando serve.
Così le operazioni semplici vengono gestite in autonomia, mentre lo staff si concentra sulle eccezioni e sulle attività che richiedono davvero attenzione.
Corsi con iscrizione e appello
I soci vedono le sessioni di corso in programma, filtrano per corso, giorno o settimana e si iscrivono dalla app. Nel corso a pagamento totale sono iscritti a tutte le sessioni, anche a quelle aggiunte in seguito.
L'istruttore apre la sessione, trova i partecipanti iscritti e segna le presenze con un tocco.
Staff organizzato, senza confusione
Non tutte le persone del team devono vedere o fare le stesse cose. Trainysta gestisce ruoli e permessi diversi per reception, istruttori e manager.
Reception
Gestisce l'operatività quotidiana: prenotazioni, incassi e agenda.
Istruttori
Possono lavorare sulle prenotazioni, gestire richieste, associazioni e documenti dei soci.
Manager
Ha il controllo completo anche su configurazione, servizi, risorse, pagamenti e impostazioni del circolo.
Ognuno vede ciò che gli serve.
Ognuno può fare ciò che gli compete.
Soci e segreteria, finalmente nello stesso flusso
Una nuova iscrizione non deve trasformarsi in uno scambio infinito di email, moduli e messaggi. Il socio può inviare la propria domanda direttamente dalla app.
Lo staff può:
- approvare o rifiutare una richiesta
- gestire iscrizioni e variazioni
- controllare certificati medici
- verificare documenti e liberatorie
- consultare lo storico del socio
Le categorie socio possono essere assegnate automaticamente in base all'età.
Meno pratiche manuali. Più ordine in segreteria.
Certificati e documenti sempre sotto controllo
Sapere se un certificato è presente, valido o scaduto non dovrebbe richiedere una ricerca tra cartelle, email e messaggi.
Con Trainysta lo staff può consultare lo storico dei certificati e dei documenti caricati dai soci. Quando necessario, può anche gestire eccezioni direttamente dalla prenotazione.
Le informazioni importanti restano collegate alla persona e all'attività a cui appartengono.
Pagamenti collegati alle attività
Con Trainysta puoi vedere cosa è stato pagato, come e da chi. I clienti possono utilizzare diversi metodi di pagamento per le prenotazioni:
Lo staff può registrare gli incassi direttamente nel sistema e consultare il report dei pagamenti.
Il risultato? Meno controlli manuali e una situazione più chiara.
Dal pagamento all'ordine, senza uscire dalla app
Ogni acquisto genera un solo ordine, collegato alla prenotazione. Il socio lo consulta nella app con righe e totali e può scaricare il PDF.
Il front desk che lavora anche su WhatsApp
Molte richieste arrivano sempre nello stesso modo:
“Quanto costa?”
“Avete un campo libero?”
“Come faccio a registrarmi?”
“Vorrei fare una prova.”
“Sto cercando qualcuno con cui giocare.”
Trainysta può gestire automaticamente le prime richieste ricevute su WhatsApp. L'assistente può dare informazioni su:
- orari
- tariffe
- corsi
- disponibilità dei campi
- modalità di registrazione
Quando serve una persona, la richiesta viene passata allo staff.
WhatsApp risponde.
Il tuo staff decide.
L'assistente non modifica prenotazioni al posto del cliente. Quando una richiesta richiede un intervento umano, viene trasformata in un'attività per lo staff. Può trattarsi di:
- una lezione di prova
- una richiesta di iscrizione
- la ricerca di un compagno di gioco
- una richiesta di richiamo
- una pratica amministrativa
- un pagamento
- un certificato
Lo staff può prenderla in carico, rifiutarla o passarla alla segreteria.
WhatsApp smette di essere una chat da controllare continuamente e diventa parte del flusso di lavoro.
Le comunicazioni partono da sole
Trainysta può inviare automaticamente notifiche a clienti, istruttori e manager.
Ai clienti
Conferme, promemoria, modifiche e cancellazioni delle prenotazioni.
Agli istruttori
Nuove prenotazioni, variazioni, cancellazioni e agenda giornaliera.
Al manager
Riepiloghi e avvisi sull'attività del circolo.
Meno messaggi da scrivere a mano.
Meno dimenticanze.
Più informazioni al momento giusto.
Come Trainysta cambia il tuo circolo
| Prima di Trainysta | Con Trainysta |
|---|---|
| Excel per tenere traccia delle informazioni. | Schede socio e prenotazioni in un unico sistema |
| WhatsApp per gestire le richieste. | Le prime richieste ricevono risposta in automatico, poi passano allo staff |
| Un calendario per le prenotazioni. | Planner dei campi e prenotazioni dalla app |
| Cartelle separate per certificati e documenti. | Certificati e documenti collegati al socio |
| Controlli manuali per capire chi ha pagato. | Pagamenti tracciati e report degli incassi |
| Telefonate per organizzare campi, lezioni e istruttori. | Il cliente prenota da solo, lo staff gestisce le eccezioni |
Tutto collegato.
Per chi ogni giorno tiene in piedi il circolo
Sei gestore, maestro, istruttore o segretaria: Trainysta è il tuo braccio destro per mettere ordine, automatizzare le attività ripetitive e risparmiare tempo ogni giorno.
Il tuo lavoro è insostituibile.
Ma non deve essere così complicato.
Più autonomia per i clienti. Più controllo per il tuo team.
Il cliente può prenotare, pagare, gestire la propria iscrizione e consultare le proprie attività. Lo staff può intervenire quando serve. Il manager mantiene il controllo sull'intero circolo.
Trainysta non elimina il rapporto con il cliente.
Elimina il lavoro inutile che gli sta intorno.
Meno tempo a gestire il gestionale. Più tempo a gestire il tuo circolo.
Trainysta nasce per semplificare il lavoro quotidiano di manager, istruttori e segreteria. Un solo sistema per coordinare persone, attività e informazioni.
Puoi iniziare in pochi minuti
Registrati
Compili il modulo con il nome del circolo, l'email e la password, poi confermi l'email.
Il sistema prepara il tuo circolo
Viene creata in automatico una installazione nuova e indipendente, pronta all'uso.
Configura e parti
Inserisci campi, servizi e istruttori e apri le prenotazioni ai soci.
Domande frequenti
Serve installare qualcosa?
I soci usano la app dal telefono. Lo staff lavora dal gestionale nel browser.
Chi può fare cosa nel mio staff?
Reception, istruttori e manager hanno permessi diversi: ognuno vede ciò che gli serve.
L'assistente WhatsApp prenota al posto dei clienti?
No. Dà informazioni e raccoglie richieste che passano allo staff. Le prenotazioni si fanno nella app.
Come possono pagare i clienti?
Con carta, portafoglio elettronico, carnet prepagati, contanti o pagamento successivo quando abilitato.
Come registro il mio circolo?
Dal pulsante Registrati: compili il modulo, confermi l'email e il sistema prepara il tuo circolo.